IT-Outsourcing: Warum immer mehr Mittelständler ihre IT auslagern

Ich tu es, ich tu es nicht. Ich tu es, ich tu es nicht. Ich… – In der Geschäftswelt ist IT-Outsourcing schon längst kein Thema mehr, welches mit Hilfe eines Gänseblümchens orakelt wird. Ganz im Gegenteil! Großkonzerne sowieso, aber auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) schlagen den Weg zum externen IT-Dienstleister ein, um sich in Sachen IT-Betrieb unter die Arme greifen zu lassen. Dabei stehen vor allem IT-Services in den Bereichen Sicherheit, Netzwerk und Infrastruktur hoch im Kurs, wie schon die aktuelle ESET-Umfrage zum Einstieg in unser diesjähriges Jahresthema „IT-Outsourcing“ gezeigt hat. Aus welchen Gründen sich viele Unternehmen – allen voran KMU – zunehmend Unterstützung in Form von IT-Outsourcing suchen, erfahren Sie im heutigen Beitrag. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Ohne eine professionelle IT kann heute kein Unternehmen mehr existieren, ob es sich nun um einen kleinen Handwerksbetrieb, einen mittelständischen Filialisten oder um einen weltweit agierenden Konzern handelt. Denn inzwischen hängen fast alle Geschäftsprozesse von einer funktionierenden EDV ab, sei es in der internen Zusammenarbeit, in der Kommunikation mit Kunden und Partnern, bei der Materialbestellung, der Produktion oder bei der Warenauslieferung. Die Gründe hierfür sind allgegenwärtig: Die Digitalisierung, die Automatisierung von Workflows, neue und flexiblere Arbeitsmodelle und aktuell der Ausbruch von Covid-19 haben die Art verändert, wie Betriebe arbeiten.

Das Ende der Fahnenstange ist dabei längst nicht erreicht, lassen doch auch die Rufe nach noch effizienteren, noch produktiveren und noch kostengünstigeren Arbeitsprozessen in ihrer Intensität nicht nach. Ganz klar – dabei steht die betriebliche Wettbewerbsfähigkeit im Fokus. Die Krux an der Geschichte: Die ständigen Anpassungen an moderne digitale Arbeitsformen verlangen gerade Mittelständlern ganz schön viel ab und stellen diese immer wieder vor große Herausforderungen. Gilt es doch nicht nur, den stabilen IT-Betrieb sicherzustellen, sondern darüber hinaus neue Technologien einzuführen und angesagte Geschäftsmodelle zu entwickeln. Und hier betritt das IT-Outsourcing die Bühne.

Definition IT-Outsourcing

Doch was genau bedeutet eigentlich IT-Outsourcing? Das Wort Outsourcing verbindet die drei englischen Wörter „outside“, „resource“ und „using“ miteinander und lässt sich frei in „Ressourcen von außerhalb nutzen“ übersetzen. Und buchstäblich darum geht es: IT-Aufgaben, die bisher intern im Unternehmen erledigt wurden, werden beim IT-Outsourcing über einen vereinbarten Zeitraum vollverantwortlich an einen externen IT-Dienstleister – nicht selten an ein IT-Systemhaus wie NIC – ausgelagert. Hierbei gehen teilweise ausgesuchte Vermögenswerte wie zum Beispiel vorhandenes Personal, Hard- und Software an den Outsourcing-Anbieter temporär über. Umfang und Qualität der zu erbringenden Leistungen finden in vertraglichen Vereinbarungen ihre schriftliche Fixierung, den sogenannten Service Level Agreements, kurz SLAs. Involviert werden können verschiedene Unternehmensebenen: Beispielsweise lassen sich Leistungen auf Infrastrukturebene wie Server, Clouds und Rechenzentren auslagern, Leistungen auf Anwendungsebene wie Software, Websites und das Intranet, aber auch Leistungen auf Geschäftsebene wie die Buchhaltung, das Online-Marketing und die digitale Produktentwicklung.

Ein Beispiel für IT-Outsourcing

Etwas anschaulicher wird es in folgendem Beispiel, wie wir es in unserem Geschäftsalltag als IT-Outsourcing-Spezialist häufig erleben: Ein mittelständisches Unternehmen mit etwa 75 Beschäftigten ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die hauseigene IT wurde jedoch vernachlässigt und stößt nicht nur an ihre kapazitativen, sondern auch an ihre technologischen Grenzen, da bislang nur von einem Administrator betreut. Die IT-Infrastruktur muss also dringend sowohl modernisiert als auch erweitert werden, was für den zuständigen IT-Verantwortlichen neben dem Tagesgeschäft allerdings nur schwer und langwierig zu bewältigen ist. Folglich müsste das Unternehmen weitere Fachkräfte einstellen. Das Problem dabei: Der IT-Arbeitsmarkt ist – bekannter Maßen – seit Jahren wie leergefegt, gutes Personal nur mit hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand zu finden. Daraufhin beauftragt der Mittelständler einen professionellen IT-Dienstleister mit der Erneuerung, Integration und fortlaufenden Betreuung der Unternehmens-IT. Die zu erbringenden Leistungen werden detailliert in den SLAs festgehalten, die Arbeit kann ohne nennenswerten Zeitverzug aufgenommen werden.

Gute Gründe für IT-Outsourcing

Das Beispiel verdeutlicht nicht nur auf einfache Weise, was unter dem Begriff IT-Outsourcing zu verstehen ist. Gleichermaßen lässt es eine leise Ahnung aufkeimen, mit welchen geschäftskritischen Konsequenzen Unternehmen heute tatsächlich zu kämpfen haben. Konsequenzen, die – wie bereits erwähnt – hauptsächlich auf den technologischen Fortschritt, auf die sich kontinuierlich ändernden betrieblichen Bedürfnisse und Anforderungen, aber auch auf die vielen neuen regulatorischen Maßnahmen der vergangenen Jahre zurückzuführen sind: So nimmt im Zuge fortschreitender Digitalisierung nicht nur die Komplexität der IT-Landschaften stetig zu, gleichzeitig wächst auch das Aufgabenspektrum für IT-Administratoren. Ihre Tätigkeiten werden immer vielfältiger, anspruchsvoller und erfordern ein immer höheres Maß an Arbeitsflexibilität und -geschwindigkeit. So gilt es beispielsweise, IT-Sicherheitsmaßnahmen, Compliance-Richtlinien und gesetzliche Vorgaben rechtzeitig umzusetzen, aber auch kurzfristig erforderliche neue digitale Technologien einzuführen. Neben den gängigen Arbeitsroutinen zur Sicherstellung eines stabil funktionierenden IT-Betriebs wird Spezialwissen immer gefragter – ein sich immer rasanter drehendes Hamsterrad, dem sich heute kaum ein Unternehmen mehr entziehen kann.

Support für die EDV: Vor allem kleine und mittlere Betriebe kommen hier mit den ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen schnell an die Grenzen des Leistbaren. So liegt der Gang zum IT-Dienstleister nahe, um sich professionelle Unterstützung für die tägliche IT-Challenge zu holen. Mit dem Outsourcing der IT muss sich die hauseigene Fachabteilung dann nicht mehr selbst etwa um die IT-Planung und Beschaffung, die Integration, den stabilen und sicheren IT-Betrieb, die Wartung und Pflege, das Patch- und Lizenzmanagement, um veraltetet Hard- und Software und die vielen weiteren routinemäßigen IT-Aufgaben kümmern, denn das übernimmt der IT-Dienstleister für sie. Personalengpässe werden behoben, Know-how-Lücken gefüllt, etwa auch die Skalierbarkeit der Unternehmens-IT sichergestellt und last but not least dringend benötigte Zeit für die hauseigenen Kernkompetenzen geschaffen.

Mit IT-Outsourcing Herausforderung gemeistert

Dazu ein weiteres anschauliches Kunden-Beispiel, mit dem wir nun etwas mehr ins Detail gehen: Wieder ist ein Mittelständler gewachsen, hier ein Fachhandel für Bürobedarf, und hat neue Standorte auf internationaler Bühne eröffnet. Dadurch erhöhte sich das Datenvolumen markant. Darüber hinaus benötigten mehr Nutzer einen Zugriff, was neue Sicherheitsstandards voraussetzte. Durch professionelles Netzwerk-Management im Rahmen des laufenden IT-Outsourcings konnte für das Unternehmen ein maßgeschneidertes IT-Konzept mit unbegrenzter Skalierbarkeit erarbeitet werden. Neue Software-Tools, automatisierte Systemchecks und die optimierte Datenübertragung sorgen inzwischen für einen höchsteffektiven IT-Betrieb mit maximaler Stabilität. Über virtuelle private Kommunikationsnetzwerke, kurz VPN, sind die Standorte miteinander verknüpft und Personen mit Berechtigung genießen sicheren Zugang – jederzeit, auch von unterwegs.

Im Fokus: Sicherheit, Netzwerk und Infrastruktur

In der sich äußerst rasant digitalisierenden Arbeitswelt zeichnete sich dieser Trend schon länger ab. Doch gerade das Corona-Jahr 2020 hat nicht nur den expandierenden Unternehmen – wie den beiden aus unseren Beispielen – einmal mehr die Abhängigkeit von störungsfreien und zuverlässigen IT-Infrastrukturen sehr deutlich vor Augen geführt. Vor allem Cloud-Dienste und Homeoffice-Lösungen waren in den vergangenen Monaten gefragter denn je. Gleichzeitig nahm die Einführung von Anwendungen zur Prozessautomatisierung weiter zu und mit ihnen die zu verarbeitenden Datenmengen. Der sichere Austausch dieser Datenmassen, die Datenverarbeitung in Echtzeit sowie die geografisch verteilten Endpunkte stellen jedoch besonders hohe Anforderungen an ein Unternehmensnetzwerk.

Wie das Netzwerk-Management ist auch die IT-Sicherheit nochmals stärker in den Mittelpunkt gerückt, denn die Cyberkriminalität und das Vorgehen vieler Hacker hat sich in der Zwischenzeit stark gewandelt – ebenfalls beeinflusst durch die Pandemie. Hier zeichnet sich eine Spezialisierung auf gezielte Angriffe ab, Tendenz weiter steigend. Unternehmen benötigen demnach nicht nur qualitativ hochwertige IT-Lösungen, sondern auch bestens geschulte IT-Fachkräfte, um ihre Resilienz sicherzustellen. Und hier stellt sich gerade bei kleinen und mittleren Betrieben die Frage, ob interne Mitarbeiter, meist Allrounder, bei diesen hohen Anforderungen das gleiche leisten können, wie die spezialisierten Mitarbeiter eines IT-Dienstleisters, welche nichts anderes machen als IT?

Die Macher im Hintergrund

Gänsehaut pur erlebten wir vor kurzem beim Feedback-Gespräch mit einem unserer langjährigen IT-Outsourcing-Kunden, der unsere Zusammenarbeit auf einen ganz einfachen und doch so aussagekräftigen Punkt brachte: „Wir brauchen keine eigene IT-Abteilung, denn wir haben ja NIC“. Auch dieses mittelständische Unternehmen zählt mit zu den vielen, die kein Gänseblümchen-Orakel benötigt haben, um eine positive Entscheidung in Sachen IT-Outsourcing zu fällen. Vielmehr wurde und wird hier gezielt auf die Partnerschaft mit einem IT-Experten gesetzt, der quasi „aus dem Off“ heraus nicht nur den stabilen IT-Betrieb zuverlässig sicherstellt, sondern auch bei anstehenden Herausforderungen tatkräftig mit anpackt.

Wenn auch Sie solche Gänsehaut-Momente erleben und den professionellen Betrieb Ihrer IT nicht dem Zufall überlassen wollen, dann kontaktieren Sie uns! Rufen Sie an und lassen Sie sich in Sachen IT-Outsourcing beraten. Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Worauf warten Sie noch?