Keine Chance den Zeitfressern: Stellen Sie Ihre IT lieber auf routinierte Füße!

Managed Services im Mittelstand Teilbereiche der IT abgeben oder weiterhin alles selber machen? Welcher Unternehmer oder IT-Verantwortliche stand angesichts stetig wachsender Anforderungen und zunehmendem Wettbewerbsdruck noch nicht vor dieser grundlegenden Frage? Hierbei meist auch gleich mit einer selbst auferlegten Kostenbremse im Hinterkopf und ohne eine zufriedenstellende Antwort zu finden. Im Folgenden erfahren Sie, was tatsächlich hinter Managed Services steckt und warum sich dieses selektive Outsourcing gerade für mittelständische Unternehmen letztendlich doch rechnet. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Digitalisierung 4.0 ist in aller Munde. Diese weltweite Revolution elektronisch gestützter Lösungen hat einen Prozess in Gang gesetzt, dem sich inzwischen auch kleine und mittlere Betriebe aus unterschiedlichsten Branchen nicht mehr entziehen können. Sei es beispielsweise bei der Weiterentwicklung ihrer Produktpalette, im Kundenservice oder bei den Schnittstellen zu Geschäftspartnern und Lieferanten.

Innovationskraft stärkt Wettbewerbsfähigkeit

Doch Geschäftsführer wie auch Unternehmensstrategen aus dem KMUSegment zeigen sich zunehmend dynamisch und gehen den industriellen Wandel bereitwillig an. Das erklärte Ziel vor Augen, innovationskräftig und damit wettbewerbsfähig zu bleiben. So sind mittlerweile etwa smarte Koffer mit Zusatzfunktionen wie GPS, einer Ladestation für mobile Endgeräte und einem Entfernungsalarm auf dem Markt zu finden.

Tagesgeschäft hemmt Entwicklungspotenzial

Schön, wenn man sich als IT-ler mit solch innovativen Projekten beschäftigen und eine noch nie dagewesene Erfindung sein eigen nennen kann. Die Realität und der Arbeitsalltag in deutschen Betrieben sehen dagegen häufig leider ein bisschen anders aus. Laut einer aktuellen Studie der techconsult GmbH, IT-Markt-Analyst aus Kassel, bleibt den Beschäftigten in IT-Abteilungen tatsächlich nur sehr wenig Zeit, um Innovationen zu entwickeln. Vielmehr steht die Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts im Vordergrund, wie die Online-Befragung von 200 Unternehmen aller Branchen im Mai letzten Jahres ergab. So gaben die Befragten an, zu gut 50 Prozent der täglichen Arbeitszeit im Betrieb als Prozessunterstützer und Dienstleistungspartner der Fachbereiche zu fungieren. Lediglich etwa 30 Prozent der Zeit stünden für die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle zur Verfügung.

Unbegründete Angst geht um

Trotz der so offensichtlichen und entwicklungshemmenden Problematik traut man sich in vielen Unternehmen bisher jedoch noch nicht so recht an das Thema IT Outtasking heran, also an die Auslagerung von Teilbereichen der IT an einen externen Dienstleister. Zu groß sei hier, der techconsult-Studie zufolge, die Angst vor Personaleinsparungen als Folge automatisierter Routinetätigkeiten und durch die zu erwartende Effizienzsteigerung. Gleichermaßen scheut man sich davor, Fremden einen allzu tiefen Einblick in die „Schaltzentrale“ des Betriebs zu gewähren.

Doch genau an diesen Punkten setzen die Managed Services an. Bei dieser Form der Kundenbetreuung handelt es sich um genau festgelegte, wiederkehrende und standardisierte Leistungen, die ein IT-Dienstleister oder ein Systemhaus für seinen Auftraggeber über einen bestimmten Zeitraum erbringt. Techniker agieren dabei über Remote-Werkzeuge. Die Fahrt zum Kunden bleibt der Ausnahmefall.

Fernwartung steht im Vordergrund

Die Überwachung von IT-Infrastrukturen aus der Ferne, auch Remote Monitoring oder Remote Management genannt, gilt heute als der Ausgangspunkt für die Entwicklung der Managed Services. Erstmals 2006 beschrieb der US-amerikanische IT-Berater, Sprecher und Autor Karl Palachuk dieses Dienstleistungsmodell in seinem Buch „Service Agreements for SMB Consultants: A Quick-Start Guide to Managed Services“. Waren anfangs vor allem die großen Konzerne daran interessiert, gewinnt diese Form des Outtaskings zunehmend auch die Aufmerksamkeit des Mittelstands. Forciert durch äußere Umstände wie die globale Digitalisierung.

Managed Services fokussieren automatisierbare Routinetätigkeiten

Denn die Bereiche, die als Managed Service bezogen werden können, sind vielfältig. In besonderem Maße eignen sich aber vor allem Funktionen aus den Arbeitsfeldern Client Management, Server Management, Backup Management und Netzwerk Management für die Auslagerung an einen externen Dienstleister. Die Gründe hierfür? Die leistbaren Dienste liegen in standardisierter Form vor und lassen die Remote-Überwachung zu.

So verwaltet das Server Management nicht nur die Hard- und die Software über ihre gesamte Verweildauer im Unternehmen. Überdies sichert es den störungsfreien Betrieb des Systems wie auch der Applikationen. Die Bereiche Security und Support sind weitere bedeutende Funktionen, die hier abgedeckt werden und somit nicht mehr in den Zuständigkeitsbereich des Auftraggebers beziehungsweise dessen IT-Mitarbeiters fallen.

Gerade auch aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten zur Auslagerung geeignet sind Dienstleistungen in den Bereichen Client, Netzwerktechnologien und Storage. Diese können inzwischen ebenso flexibel und maßgeschneidert über den Managed-Services-Provider bezogen werden. Da hier darüber hinaus maximale Sicherheit und Performance zur Verfügung stehen, lohnt es sich für viele Betriebe kaum noch, in ein eigenes Rechenzentrum zu investieren.

Vorteile überwiegen Nachteile

Damit liegen die Pluspunkte der Managed Services förmlich auf der Hand. Nicht nur profitieren Auftraggeber vom umfassenden Expertenwissen des Dienstleisters: Gerade für kleine und mittlere Betriebe ist es nicht immer leicht, auf dem neuesten Stand zu sein und notwendiges Know-how kontinuierlich zur Verfügung zu stellen. So vergeht häufig viel Zeit, bis Spar- und Optimierungspotenziale erkannt und umgesetzt werden können. Zudem gewährleisten die automatisierten Routinetätigkeiten eines Managed Service maximale Betriebs- und Handlungssicherheit. Dies ermöglicht Unternehmen, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Das Ergebnis: Vorzeigbare Kostenersparnis, und das langfristig.

Freiraum schaffen, Wettbewerbsfähigkeit steigern

Daher unser Praxis-Tipp an Sie: Lassen Sie sich nicht durch ausuferndes Alltagsgeschehen in Ihrer IT-Abteilung ausbremsen, sondern stecken Sie Ihre Energie lieber in die Unternehmensentwicklung. Schaffen Sie sich Freiräume für Innovationen, um auch weiterhin im Wettbewerb erfolgreich bestehen zu können. Kontaktieren Sie uns, wir klären die Details!