Paper-Blues? – Fegen Sie ausufernde analoge Dokumentenverwaltung gekonnt vom Parkett

Papierloses Büro Ein bisschen wie Hefeteig reagiert ein gewissenhaftes Dokumentenmanagement, wenn es auf traditionelle Weise in Papierform abgewickelt wird: Rührt man alle Zutaten sprich sämtliche Papierquellen zusammen und lässt das Gemisch eine Zeit lang gehen oder gar vollständig aus den Augen, nimmt sein Volumen um ein Vielfaches zu – eine Strategie, die im digitalen Zeitalter nicht gerade up-to-date ist. Dennoch tun sich kleine und mittelständische Unternehmen mit der Umstellung auf ein papierloses Büro bislang noch schwer, ist sie für viele Betriebsverantwortliche doch ein weiterer Punkt auf der schier endlos erscheinenden to-do-Liste. Aber muss es denn immer gleich eine Komplettumwandlung sein? Tut es nicht auch mal ein erster Schritt in die richtige Richtung? Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Ansatzpunkte vor, wie Sie Mitarbeiter für das Thema sensibilisieren und überbordende Zettelwirtschaft zumindest minimieren können. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Deutschland liegt beim mengenmäßigen Gesamt-Papierverbrauch hinter China, den USA und Japan auf Platz 4 der Weltrangliste, meldete der Verbraucherservice Bayern im Februar dieses Jahres. Betrachtet man dagegen den jährlichen Pro-Kopf-Verbrauch, liegen die Deutschen mit etwa 250 Kilogramm sogar noch deutlich über dem der Chinesen mit nur rund 69 Kilogramm. Der Mammut-Anteil der Papierproduktion fällt dabei laut dem Verband der deutschen Papierhersteller hierzulande mit 50 Prozent in die Verpackungsindustrie, forciert vor allem vom wachsenden Online-Handel. Mit 38 Prozent folgt gleich an zweiter Stelle die Kategorie Zeitschriften, Büropapiere, Zeitungen und Bücher. – So ganz nebenbei: Überlegen Sie mal, wie viele Bäume dafür jedes Jahr dran glauben müssen!

Der Tanz der Papiere
Doch wo fallen in Betrieben denn eigentlich diese Papiermengen an? Gibt es Bereiche, in denen der Papierverbrauch deutlich erkennbar ist, und Bereiche, die so gar nicht auf dem Plan stehen? Natürlich ist die genaue Ausgangssituation von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Allen gemein ist jedoch der Papierverbrauch vor allem bei den kaufmännischen Unterlagen wie auch den „unnötigen“ Ausdrucken und Notizen, die nach kurzer Zeit einfach in den Müll wandern. Denken Sie zum Beispiel an die vielen Ausgangs- und Eingangsbelege wie Angebotsschreiben, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen. Oder an die vielen Handouts für Meetings und Präsentationen, oder die Unterlagen zur täglichen Arbeitsorganisation, für Faxe, betriebliche Korrespondenz, für Informationsmaterial und Broschüren, ... . Die Liste ließe sich hier noch um einiges fortsetzen, doch überlegen Sie selber mal, wann, wie und warum Sie zu einem Blatt Papier greifen.

Dabei gibt es inzwischen durchaus überlegenswerte Alternativen, vor allem, wenn man dazu noch den Kostenfaktor mit ins Kalkül zieht. Denn, laut einer Marktstudie des E-Invoicing-Beratungshauses Billentis bringt es jeder in Papierform versandte Beleg im Schnitt auf – sage und schreibe – 10 Euro, die Kosten für das Drucken, Kuvertieren und Verschicken sowie für die Ordner nehmen hierbei weit mehr als die Hälfte ein. Zudem benötigen die Mitarbeiter unnötig viel Zeit für das Bearbeiten und Archivieren. Das heißt also, neben dem Umweltschutz-Aspekt bleibt die Kostenreduktion nicht der einzige Vorteil des digitalen Büros. Daneben fallen hier die Effizienzsteigerung im Arbeitsprozess und die Möglichkeit des collaborativen Agierens mehrerer Personen, Teams und Standorte deutlich ins Gewicht.

Damit der Schuh nicht drückt: Die Wahl der passenden Ausrüstung
Eine produktive, flexible und umweltfreundliche Dokumentenverwaltung – welcher Unternehmer hätte das nicht gerne? Verschiedene einschlägig bekannte Software-Tools machen es schon seit einiger Zeit möglich. Die Entwicklung der Cloud-Systeme setzt hier sogar noch eins drauf: Für alle, die ihre Daten zentral und insbesondere mobil abrufen möchten, gilt mittlerweile die Wolke als das Fundament für ein papierminimiertes Büro. Ebenso wichtige und daher nicht zu vernachlässigende Schritte in Richtung Digitalisierung des Schriftverkehrs sind darüber hinaus die Wahl des passenden Dokumentenscanners, aber auch die Nutzung verschiedener Tools wie etwa digitale Kalender und Notizen, Messengersysteme, usw.

Aber wie denn nun vorgehen, um wenigstens einen Teil des ausufernden Dokumentenwustes los zu werden? Unser Tipp aus der Praxis: Strategisch und pragmatisch. Denn auch hier empfiehlt sich, wie bei einer Vielzahl von Management-Prozessen, die Herangehensweise nach der AKU-Formel: Analyse – Konzept – Umsetzung. So werden im Rahmen der Analyse zunächst einmal die IST-Situation ermittelt, weitere Informationen eingeholt und gegebenenfalls ein Experte hinzugezogen. Die anschließende Konzept-Erstellung umfasst zum einen die Festlegung eines Maßnahmen-Katalogs, der Prioritäten festsetzt und Abhängigkeiten berücksichtigt. Zum anderen wird der zeitliche Verlauf bestimmt, die Datensicherheit gewährleistet und nicht zuletzt das Dateibenennungs- und Ablagesystem wie auch der Workflow entwickelt. – An dieser Stelle ein kleiner Exkurs, wie man Dateien sinnvoll „schimpft“. Denn auch hier gibt es mit KISS einen Grundsatz, der es auf den „einfachen“ Punkt bringt: Keep it simple, stupid. Das heißt also, verkünsteln Sie sich nicht! Datum und ein, zwei prägnante Schlagwörter tun’s auch.

Last but not least geht es an die Umsetzung des Less-Paper-Projekts: Spätestens hier heißt es, ran an die Mitarbeiter. Informieren Sie detailliert über Gründe, Ziele und Vorteile der neuen Arbeitsweise und führen Sie Step-by-Step in die Workflows ein. Dokumentieren Sie das gesamte Verfahren ausführlich, damit Sie im Bedarfsfall nachweisen können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Kommunizieren Sie darüber hinaus mit Ihren Kunden, Lieferanten und Dienstleistern, dass Sie diesen neuen Weg beschreiten.

Mit smartem Partner tanzt sich’s besser
Neun von zehn Betrieben erkennen das Potenzial von Programmen zur Dokumenten- und Papierverwaltung, einer Befragung des Marktforschungsunternehmens IDC zufolge. Ein großer Schub für das papierlose Büro wird auch durch die Entwicklung des KI-basierten sogenannten „Smart Agent“ erwartet. Trotzdem driften Wunsch und Wirklichkeit bisher weit auseinander: Während laut IDC 2014 noch 49 Prozent aller Dokumente in deutschen Büros aus Papier bestanden, sind es zwei Jahre später gerade mal zwei Prozent weniger. Die Ursachen hierfür: Gesetzliche Vorgaben, Sicherheitsbedenken und der Wunsch des Menschen nach etwas Greifbarem, Verlässlichem – wie Papier es eben ist. Weitverbreitete Meinung ist daher immer noch, dass es ein komplett papierloses Büro wohl so schnell nicht geben wird. Doch ein jeder kann etwas tun und eine Basis dafür schaffen, explodierende Zettelwirtschaft im Arbeitsalltag erfolgreich entgegenzutreten. Gehen Sie mit einem guten Beispiel voran – let’s Tango!