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Digitale Transformation im Unternehmen – „Digital Workplace“ ist längst nicht mehr nur irgendein Buzzword. – Das hatten wir schon in den letzten beiden Beiträgen über den digitalisierten Arbeitsplatz. Hier berichteten wir über das Konzept als solches und über die Vorteile, die es für Unternehmen birgt. – Schön und gut. Aus den vorliegenden Fakten lässt sich jetzt aber auch ableiten, dass der Digital Workplace keine Pauschallösung bereithält. Dass es eben in diesem Fall keine Kombination von Software-Komponenten gibt, die auf jeden Betrieb in gleichem Maße passt. Was bedeutet das aber nun für die Einführung dieser ausgesprochen zeitgemäßen Arbeitsweise? – Darüber informieren wir im Folgenden. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Wow! Es gibt tatsächlich ein IT-Produkt, welches festgefahrene Unternehmensabläufe durch zielführende Kommunikationsstrukturen, mehr Transparenz, nachhaltigen Wissensaustausch und effektives Datenmanagement ersetzt. Außerdem stärkt es die Mitarbeiterbindung. Was für ein Tausendsassa! Und das ist der Digital Workplace wirklich! – Die Entscheidung zur „Produkt“-Einführung in den Betrieb ist daher schnell gefällt. Und da das anvisierte Ziel so attraktiv ist, liegt es nahe, es auch möglichst zügig erreichen zu wollen. Doch genau hier liegt die Krux an der Sache, da gerade diese Aufgabe oft unterschätzt wird. Denn die erfolgreiche Implementierung eines Digital Workplace stellt eine besondere Herausforderung dar. Sie muss gründlich vorbereitet und mit viel Aufmerksamkeit umgesetzt werden. Dabei gilt es, die häufigsten Hindernisse souverän zu umschiffen:

1. Fehlende Köche
Ein Sprichwort sagt, viele Köche verderben den Brei. Das stimmt auch – normalerweise. Bei der Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes durch eine bestimmte Gruppe oder eine einzige Abteilung birgt dies jedoch eine nicht zu unterschätzende Gefahr. Denn die Spezialisierung beispielsweise von Abteilungen bringt immer auch eine Form von Scheuklappen-Denken mit sich: Sie wissen, welche Programme sie selbst für ihren Bereich benötigen. Eine zufriedenstellende Liste an Software-Komponenten für den gesamten Betrieb zusammenzustellen, dürfte das Projektteam dagegen eher überfordern. Die einfache Lösung hierfür, ist ein aus allen Abteilungen zusammengestellter Expertenpool mit einem unabhängigen Leiter. Dieser bereichsübergreifende Ansatz garantiert, dass bei Einführung des Digital Workplace keine Abteilung übervorteilt wird.

2. Fehlende Bedarfsanalyse
Und das bringt uns auch schon zum nächsten Punkt: Es muss immer alles im Eiltempo gehen – eben turbomäßig: Da schließen Verantwortliche schnell mal von den Bedürfnissen und Vorstellungen einzelner Mitarbeiter auf andere. Oder im Betrieb stehen bereits Software-Lizenzen namhafter Anbieter zur Verfügung und daher wird, ohne großen Gegencheck, auf deren Angebot im Bereich Digital Workplace zurückgegriffen. Und Abteilungen sollen ja eh die Möglichkeit erhalten, individuelle Lösungen zusammenzustellen. Doch gerade diese Vorgehensweise birgt das Risiko, sich in einem Wust von Software-Tools zu verzetteln, die im Nachhinein in Kombination nicht das halten, was sie versprechen. – Ein solches Problem lässt sich nur durch gute Vorbereitung vermeiden. Heißt im Klartext: Zum einen gilt es herauszufinden, welchen Anforderungen der Digital Workplace im Unternehmen gerecht werden muss. Zum anderen sollten auf jeden Fall verschiedene Angebote miteinander verglichen werden. Auf diese Weise lässt sich eine Software-Kombination zusammenstellen, welche die Bedürfnisse des Unternehmens am genauesten abdeckt und entsprechend das Beste aus dem Betrieb herausholt.

3. Fehlende Interaktion
Hand in Hand mit der fehlenden Bedarfsanalyse geht häufig noch ein weiteres, ernstzunehmendes Problem: Die Mitarbeiter sind nicht von den Vorteilen und Chancen des Digital Workplace überzeugt. In vielen Fällen hängt dies mit der überhasteten Projektumsetzung zusammen, die oft in fehlende interne Kommunikation mündet. Hiernach fühlen sich gerade diejenigen nicht angesprochen oder berücksichtigt, die das neue „Produkt“ schlussendlich anwenden sollen. Sie verstehen die Hintergründe nicht und können sich demnach nicht mit der angestrebten neuen Unternehmenskultur identifizieren. Um dem vorzubeugen, ist es wichtig, alle Beschäftigten so früh wie möglich in das Projekt und in den damit einher gehenden Veränderungsprozess mit einzubeziehen, sie über die Gründe zu informieren und Interesse an ihren Ideen zu zeigen.

4. Fehlende Schulung
Nicht wenige Arbeitnehmer kennen wohl diese Situation: Der Schreibtisch ist voll. Die Zeit drängt. Und dann wird auch noch ein neues, schwer verständliches Software-Tool eingeführt… – ohne Schulung. Wer geht da nicht gerne den Weg des geringsten Widerstandes und bleibt dann doch an der altbewährten Lösung hängen? Hier handelt es sich um ein Kernproblem bei der Einführung von IT-Produkten, wenn diese nicht so intuitiv, simpel und kompakt sind, dass Anwender sofort in Eigenregie damit loslegen können. Was ist in diesem Fall also zu tun? Generell sollte bei der Auswahl einer neuen Software-Lösung immer auf deren Bedienfreundlichkeit geachtet werden. Und wenn es denn doch unbedingt mal das kompliziertere Tool sein muss… schulen, schulen, schulen. Es lohnt sich!

Überzeugt? Dann nichts wie ran an das Projekt „Digital Workplace“! Wir begleiten Sie gerne von Anfang bis Ende, unterstützen Sie bei der Bedarfsanalyse, Beschaffung, Implementierung, Mitarbeiterschulung und Systempflege. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und starten Sie digital durch – jetzt!

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