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IT-Dokumentation – Stellen Sie sich vor, Sie haben Karibik gebucht und bekommen – Schottland im Regen! Und warum? Einfach nur, weil Sie einen Punkt auf Ihrer IT-Agenda nur halbherzig oder aber gar nicht angegangen sind. Wie schnell schleicht sich gerade in vernetzt agierenden Betrieben beispielsweise ein Virus ein, bei dem einem das ganze System um die Ohren fliegt? Und wie schnell befinden Sie sich dann notfallmäßig an Ihrem Arbeitsplatz, statt auf dem Weg in den wohlverdienten Urlaub? Die Rede ist hier von der IT-Dokumentation – lästige Pflicht, aber – wie ein umfassendes IT-Security Management – in vielerlei Hinsicht absolut notwendig! Gerade jetzt vor dem Jahreswechsel ist eine gute Zeit, um auch in Ihrer Unternehmens-IT Bilanz zu ziehen, aufzuräumen und Raum für eine zukunftsorientierte Weiterentwicklung zu schaffen. Wir verraten Ihnen, warum und wie. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Früher oder später muss jeder IT-Administrator in den sauren Apfel beißen und mit einer systematischen und durchgängigen Dokumentation starten. Denn, die fortschreitende Digitalisierung wie auch aktuelle gesetzliche Anforderungen lassen einfache Bestandslisten immer mehr zum Auslaufmodell bei der Erfassung von IT-Infrastrukturen werden. Doch vielleicht fällt es dem einen oder anderen mit dem Wissen leichter, dass wir hier alle im gleichen Boot sitzen, ob nun Betriebs-IT oder Systemhaus. Und auch die folgenden Pro-Doku-Argumente tun hier ein Übriges:

· Compliance
Bei den gesetzlichen Verpflichtungen stehen vor allem Fragen der Nachvollziehbarkeit und des Datenschutzes im Fokus, zusätzlich gewinnt die IT-Sicherheit immer mehr an Bedeutung. Mit der im Mai dieses Jahres in Kraft getretenen DSGVO nimmt der Gesetzgeber die IT-Verantwortlichen hier zunehmend in die Pflicht und fordert, nicht nur umfassende Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit zu ergreifen, sondern diese auch zu dokumentieren.

· Risikoverminderung
Gleichermaßen sind heute gesetzliche Mindestanforderungen an das Risikomanagement zu erfüllen, die sämtliche Maßnahmen zur Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken umfassen. Ausdrücklich fordert der Gesetzgeber die Erstellung und das Führen eines IT-Notfallhandbuches mit Handlungsanweisungen, Geschäftsfortführungs-und Wiederanlaufplänen.

· Stärkung der IT-Sicherheit
Schon die beiden ersten Argumente machen deutlich, wie eng miteinander verwandt die beiden Arbeitsfelder IT-Sicherheit und IT-Dokumentation sind und in welchem Maße sie Hand in Hand gehen. Denn, man kann nur bestmöglich schützen, was man auch wirklich aus dem Effeff kennt. Inzwischen brauchen Hacker nicht mal mehr besonderes Wissen oder kriminelle Energie für eine professionelle Attacke – es gibt mittlerweile einfache Tools zum Download. Um hier nicht mal komplett im Regen zu stehen, sollte einem wirklich jedes Mittel Recht sein, um potenzielle Schlupflöcher schnellstmöglich zu erkennen, zu schließen und damit gerade eine hochsensible Unternehmens-IT zu schützen.

· Höhere Effizienz
Effizienz – heute muss alles effizient sein – und warum auch nicht, gerade wenn es um IT geht, wo sich Effizienz doch oftmals von selbst ergibt, wenn man nur die eine oder andere Stellschraube dreht. Denn, welcher Betrieb hat nicht versteckte Rechner am Laufen, die eigentlich gar nicht mehr benötigt werden? Und wie sieht es in dieser Hinsicht bei den Software-Lizenzen, bei Druckern, Scanner und Co. aus? Oder könnte man nicht die bestehende Vernetzung optimieren, um Mitarbeitern an verschiedenen Standorten die Zusammenarbeit zu erleichtern? Versteht sich hier wohl von selbst, dass auch in diesem Fall eine umfassende Dokumentation unerlässlich ist, um die IT-Infrastruktur erst auf den Prüfstand stellen und nachhaltig weiterentwickeln zu können.

· Mehr Transparenz
Geteiltes Leid, ist halbes Leid – Nein, ganz so schlimm ist es natürlich nicht, aber stellen Sie sich vor, welche Vorteile es hat, wenn alle Mitglieder Ihres IT-Teams auf dem gleichen Wissensstand sind oder sich diesen im Bedarfsfall möglichst rasch aneignen können. Denn wie schnell kann es passieren, dass Ihr Verantwortlicher krankheits- oder urlaubsbedingt nicht zur Verfügung steht, oder sich gar in Richtung neuer beruflicher Herausforderungen verabschiedet!

Schritt für Schritt zum IT-Glück
Klar türmen sich zu Beginn einer IT-Dokumentation schnell Berge an Komplexität auf. Und je größer und vernetzter ein Betrieb, desto höher scheinen diese Berge. Aber – auch der Mount Everest wurde bezwungen! Und wie im Himalaya, stehen Ihnen hier „Sherpas“ in Form von Anwender-Tools und Systemhäuser wie NIC zur Verfügung, die Ihnen einen Großteil der Last abnehmen. Wer mag da schon auf das gute Gefühl verzichten, das einen ausfüllt, wenn man ein anfangs fast unüberwindlich scheinendes IT-Projekt zu einem produktiven Aktivposten führt? Die folgenden 5 Schritte bringen Sie auf den sicheren Weg in Richtung „Gipfel“:

1. IT-Dokumentation systematisieren
Zettelwirtschaft war gestern – Configuration Management Database (CMDB) ist heute: Hier handelt es sich um eine Datenbank-Lösung, die für den Zugriff und die Verwaltung von Konfigurationselementen wie Server, Rechner, IT-Services, Telefone, Netzwerk-Komponenten, usw. entwickelt wurde. Sie bietet die Möglichkeit, alle technischen Daten sowie wechselseitige Beziehungen einer IT-Infrastruktur einfach und präzise abzubilden. Damit unterstützt die CMDB auch Prozesse, welche im ITIL-Framework vordefiniert sind.

2. Klein anfangen und Unterstützung suchen
Es muss nicht immer gleich Porsche sein, der Sie in wenigen Sekunden von 0 auf 100 bringt, sondern überlegen Sie lieber mal, ob in Sachen IT-Dokumentation nicht „Allrad-Antrieb“ vorteilhafter wäre: Nehmen Sie sich die Zeit, um innerbetriebliches Know-how auf- und auszubauen und holen Sie sich bei Bedarf professionelle Hilfe.

3. Gesamte IT-Landschaft erfassen
Im nächsten Schritt können bereits alle IT-Komponenten in der zentralen CMDB systematisch und durchgängig dokumentiert werden. Hier empfiehlt sich eine sechsstufige Herangehensweise, die aufbauend aufeinander die Infrastruktur, das Netzwerk, die Server, die Clients, Software und Lizenzen, Anwendungen und IT-Services umfasst.

4. Kontinuierlich arbeiten
Systematische IT-Dokumentation ist keine Eintagsfliege. Wer von ihren Vorteilen profitieren will, muss diese Aufgabe regelmäßig und konsequent betreiben. Setzen Sie sich einen festen Termin in Ihrer Jahresplanung. Vor allem die letzten Monate vor dem Jahreswechsel bieten sich an, um im IT-Betrieb zu bilanzieren, aufzuräumen und den Weg für nachhaltigen Fortschritt im neuen Jahr zu ebnen.

5. Auf Knopfdruck profitieren
Gewinnen Sie mit durchgängiger IT-Dokumentation eine wegweisende Schnittstelle zwischen Technik und kaufmännischer Verwaltung: Mit der neu gewonnenen Übersicht können IT-Verantwortliche nicht nur Einkauf, Lizenzmanagement und Wartungsverträge optimieren, sondern auch überflüssige IT-Services eliminieren. Darüber hinaus liefern CMDB eine verlässliche Basis für belastbare Risikoanalysen und Revisionssicherheit.
Also nicht doch lieber Karibik, ergo ein Schutzschirm, der Sie im Notfall nicht nass werden lässt? Machen Sie mit uns gemeinsame Sache, dann können auch Sie im Regen ein Liedchen trällern – Yes, singing in the rain. What a glorious feeling. I’m happy again!

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