Microsoft SharePoint: Wie Sie auf schnellem Wege Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit erfolgreich revolutionieren

Kollaboration – Die Arbeitswelt erfährt schon seit einigen Jahren einen grundlegenden, strukturellen Wandel. New Work ist der Inbegriff für diese Transformation. Die Auslöser der Entwicklung: die Digitalisierung, die Globalisierung und der demographische Wandel. Immer drängender stellte sich daher in letzter Zeit die Frage, wie wir damit umgehen – angeheizt nun durch die Corona-Krise: Bei Ausbruch von Covid-19 standen viele, vor allem kleine und mittlere Unternehmen vor substanziellen, technischen Herausforderungen. Es galt, quasi über Nacht neue Wege der virtuellen Zusammenarbeit zu beschreiten und dafür ein innovatives Arbeitsumfeld zu schaffen. Hierfür bietet Microsoft unter anderem mit SharePoint ein intuitives Tool, das schnell eingerichtet und mit der entsprechenden Office 365 Lizenz sogar kostenlos nutzbar ist. In diesem Beitrag haben wir erste Informationen über diese integrierte Kollaborationslösung für Sie zusammengestellt. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Diese Situation kennen Sie: Sie befinden sich auf einem Geschäftstermin bei einem Kunden oder einem Partner vor Ort. Die Chemie stimmt – auch bei den aktuell verordneten Abstandsregeln. Noch bevor das Projekt tatsächlich startet, haben Sie bereits erste Ideen skizziert. Sie warten jedoch noch auf einige Dokumente oder sollen selbst ergänzendes Arbeitsmaterial zusammenstellen. Zusätzlich planen Sie, weitere Kollegen in Team und Thema einzubinden. Was Sie in dieser Situation brauchen? Richtig! Eine gemeinsame digitale Basis. In SharePoint ist sie zu finden.

Features im Überblick
SharePoint bietet alles, was für die Zusammenarbeit in digitaler Form notwendig ist: Zu den Kernfunktionen zählen das Teilen und Verwalten von Inhalten, Know-how und Ressourcen. Personalisierte Websites, Teamsites, Blogs und Diskussionsgruppen regen den informativen Austausch zwischen den Usern an. Außerdem lässt sich SharePoint als Intranet verwenden, in dem betriebsrelevante Mitteilungen und wichtige Dokumente bereitgestellt werden. Das Tool ist Teil von Microsoft Office 365 und wird über den Browser auf PC, auf Mobilgeräten oder als App genutzt. Der Zugriff kann schnell eingerichtet, Mitarbeiter informiert und eingebunden werden. So entsteht in kürzester Zeit eine moderne, ortsunabhängige Kollaborationsplattform, eine Kombination aus Dokumentenarchiv, Intranet und sozialem Netzwerk. Die Mitarbeiter in Teams und Projekten können hier Ideen und Dokumente ablegen sowie Kontakte, Aufgaben und Termine koordinieren.

Database und Networking in einem
Im strukturellen Aufbau kommt SharePoint ein bisschen wie eine Business-Variante von Facebook daher, ist damit jedoch für Anwender eingängig und intuitiv nutzbar: Ausgangspunkt ist die Teamwebsite, welche die Gruppenmitglieder mit sämtlichen Inhalten, News und Apps verbindet. Auf der Startseite werden die Links zu den entsprechenden Ressourcen angezeigt, im Aktivitätsfeed sind die letzten Aktionen der Teammitglieder abzulesen. Unter der Startseite lassen sich weitere Websites (Ordner) wie etwa eine Dokumentenbibliothek erzeugen. Hier können alle Dateien gespeichert und direkt bearbeitet werden. Eine Suchfunktion hilft beim schnellen Überblick der Inhalte.

Außerdem ermöglicht SharePoint jedem User ein eigenes Profil mit Newsfeed, in dem er weitere Informationen veröffentlichen und mit Kollegen in Kontakt bleiben kann. Auch hier findet sich das Facebook-Prinzip wieder: Jemand „postet“ einen Beitrag mit Dokumenten, Weblinks, Bildern oder Videos. Dieser taucht anschließend bei allen im Newsfeed auf und kann kommentiert werden. Ebenso stehen Funktionen wie das Folgen von Profilen, das Markieren sowie das Bewerten von Einträgen zur Verfügung. Durch diese gemeinsame Nutzung von Informationen entsteht ein kollaboratives Wissensmanagement.

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