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Kollaboration – Aktuell betrifft der Ausbruch von Covid-19 weltweit Millionen von Menschen: Unter anderem mussten viele Unternehmen quasi über Nacht ihre Beschäftigten ins Home-Office schicken, Universitäten ihre Kurse ins Web verlegen, Politiker Videokonferenzen einführen, … und damit neue Wege in der Zusammenarbeit aus der Ferne gehen. Neue Wege? – Ganz so neu sind diese Wege nun gerade nicht mehr, zeichnete sich in den letzten Jahren der Trend zum räumlich-flexiblen Arbeiten doch längst ab. Demzufolge feiert auch die Online-Kollaborationsplattform Teams von Microsoft in 2020 bereits ihr 3-Jähriges und blickt dabei auf eine erfolgreiche Vergangenheit zurück. Wie dieses Tool hilft, Workflows zu koordinieren, stellen wir im folgenden Beitrag vor. Von Andreas Hoppe und Kerstin Albrecht-Aigner

Sind wir doch mal realistisch: Nicht erst seit der Corona-Pandemie verbringen wir einen Großteil unserer Arbeitszeit damit, interne und externe Abläufe zu organisieren. Da werden E-Mails gelesen und beantwortet, Informationen gesucht und gesammelt, mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern kommuniziert sowie gemeinsam an Projekten gearbeitet. Eine Schwierigkeit dabei: Mitarbeiter A betreibt Heimarbeit, die Standorte von Kunde B verteilen sich im Ausland und Geschäftspartner C befindet sich ständig im Außendienst. Um den Bedürfnissen dieser „Büro-Nomaden“ gerecht zu werden, haben sich in den vergangenen Jahren Dienste wie Slack, Skype for Business und Microsoft Teams als Kollaborationstools im Unternehmensumfeld etabliert. Mit der aktuellen Teams-Version steht eine einheitliche Plattform für Teambesprechungen, File-Sharing, als Online-Speicher für Dokumentationen und für Echtzeit-Projektzusammenarbeit bereit, die ein Hopping von Anwendung zu Anwendung unnötig macht.

Wesentliche Funktionen, die es in Microsoft Teams zu kennen gilt
Microsoft Teams, kurz MS Teams oder auch nur Teams, ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist Bestandteil der Office-365-Suite und in 26 Sprachen verfügbar. Über vorab festgelegte Kanäle können dazu eingeladene Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens gemeinsam die folgenden Features nutzen:

Chat und Videotelefonie
Komplexe Anliegen lassen sich über unzählige E-Mails oder am Telefon klären. Was aber ist, wenn man für die Lösung des Problems mehrere Kollegen gleichzeitig benötigt? Dann benutzt man die Chat-Funktion für kurze, interne Abstimmungen. Sollte ein größeres Team-Meeting oder gar eine Betriebsversammlung etwa mit PowerPoint-Präsentation anstehen, steht die Möglichkeit der Video-Konferenz mit geteiltem Bildschirm zur Verfügung – plattformunabhängig via PC, Laptop oder Smartphone.

Der Feed
Wer kennt das nicht: Ein Geschäftstermin findet außer Haus statt, man befindet sich auf einer externen Veranstaltung oder hat gar ein paar Tage Urlaub – oft braucht es nicht viel, um den Überblick über komplexe Abläufe eines Projekts zu verlieren. Hier hilft der Feed, der eine Übersicht aller Aktivitäten liefert – chronologisch geordnet und über die festgelegten Kanäle nach Art der Informationen gefiltert.

Gemeinsames Arbeiten in einer Anwendung
Wer hat den aktuellen Stand einer Datei? Wer arbeitet zuerst daran? Und wann wird der nächste Stand geteilt? Eine umständliche Klärung dieser Fragen ist in Microsoft Teams nicht notwendig, da es allen Projekt-Teilnehmern möglich ist, gemeinsam ein Dokument zu erstellen und daran zu arbeiten.

Tools und Inhalte für jedes Projekt
Ob PowerPoint, YouTube oder Projektmanagement-Lösung, jede Arbeitsgruppe nutzt abhängig von der Arbeitsweise und dem Projekt andere Anwendungen. Aus diesem Grund lässt sich der Workspace in Teams individuellen Bedürfnissen anpassen. Demnach können sämtliche Inhalte nicht nur aus den verschiedenen Microsoft-Tools, sondern auch aus Diensten von Drittanbietern geteilt werden.

Sie überlegen, Ihren Mitarbeitern und Büro-Nomaden die Zusammenarbeit maßgeblich zu erleichtern? Sie interessieren sich für Microsoft Teams und wollen mehr über dieses erfolgreiche Tool erfahren? Sie haben sich dazu entschlossen, Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen einzuführen, um auch im Notfall den Workflow bestmöglich gestalten zu können? Wir stehen Ihnen bei allen Fragestellungen rund um das Kollaborationstool wie auch bei der Implementierung jederzeit gerne zur Verfügung – kontaktieren Sie uns!

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