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Der NIC Blogbuster – Beim Formulieren eines Geschäftsbriefes klingelt das Telefon. Ein wichtiger Kunde möchte sich über die Rahmenbedingungen seines Vertrages erkundigen und fordert weitere Details per E-Mail an. Für den Nachmittag muss der Konferenzraum für das Teamleiter-Meeting samt Catering vorbereitet werden. In der Zwischenzeit erinnert der Chef an den Versand von Rechnungen. – So sieht nur ein kleiner Ausschnitt im Berufsalltag einer Büromanagerin oder eines Büromanagers aus: viele parallellaufende Aufgaben und knappe Zeitfenster. Zum Glück haben wir vier Organisationstalente in unserem NIC-BackOffice-Team, die diese Situationen mit Bravour meistern. Wir haben sie einen Vormittag lang begleitet und ihnen bei ihrer Arbeit über die Schulter geschaut. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Sie wirken im Hintergrund, doch ohne sie kommt kaum ein Unternehmen aus. Sie fungieren als bedeutende interne und externe Schnittstelle. Ihr Aufgabenspektrum ist enorm: Kaufleute für Büromanagement führen kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten aus wie etwa Aufträge bearbeiten, Lagerbestände prüfen oder Belege erfassen. Sie übernehmen Sekretariats- und Assistenztätigkeiten, erstellen Statistiken und Kundendaten, führen Terminkalender und Urlaubslisten. Sie sind Profis in mündlicher und schriftlicher Kommunikation, verfassen Briefe, E-Mails, Notizen und Protokolle. Sie kennen Betriebsabläufe aus dem Effeff und behalten jederzeit den Überblick. Sie organisieren Veranstaltungen und kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen. – So die Theorie…

…und das sagt die Praxis aus Sicht des NIC-Teams:
Der Tag der vierköpfigen NIC-BackOffice-Mannschaft beginnt um 7:00 Uhr morgens und startet mit der Überprüfung des Tagesablaufes: Welche Aufgaben stehen heute im Fokus und vor allem, welche Priorität haben sie? Wird Kundenbesuch erwartet oder muss ein neuer Mitarbeiter eingeführt werden? Stehen zeitkritische Monatsabschlüsse an oder benötigt der Steuerberater noch Details? Via E-Mail-Postfach holt das Office die neuesten Informationen ein und beantwortet offenstehende Fragen. Danach geht’s für die einzelnen Team-Mitglieder rein in den individuellen Arbeitstag, von dem sie im Folgenden berichten:

„An meinem Job als Mitglied der NIC-BackOffice-Truppe gefällt mir besonders die Aufgabenvielfalt, die das Büromanagement hier so mit sich bringt: Ob Faktura, Fuhrparkverwaltung oder Unterstützung des Marketings – ich kann meine Koordinationsfähigkeit voll einbringen, kein Tag ist wie der andere und demnach wird es auch nie langweilig“, sagt Camilla T., die schon ihre Ausbildung bei NIC absolvierte. „Außerdem gehe ich sehr gerne mit Menschen um. Kollegen, Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten – hier als direkter Ansprechpartner und Schnittstelle zu fungieren, zählt für mich zu den interessantesten Momenten in meinem Berufsalltag. Daher habe ich im letzten Jahr auch sehr gern das Mentoring für unseren Büro-Azubi übernommen und freue mich darüber, mein Wissen an die nächste Generation weitergeben zu können.“

„Klischee-Azubi-Aufgaben gibt’s bei NIC nicht“, bestätigt Jenny U., im ersten Lehrjahr zur Kauffrau für Büromanagement. „Wer Kaffee haben will – geht sich einen Kaffee holen. Wer was kopiert haben möchte – geht kopieren. Wer was abzulegen hat – macht Ablage. Wir Azubis werden voll in das Tagesgeschäft integriert und unterstützen bei Projekten, die auch wirklich auf der Agenda stehen. Das ist für uns Berufseinsteiger zwar nicht immer ganz leicht, dafür ist der Lerneffekt umso größer.“

„Ich bin ja mehr so der Zahlenmensch der Truppe, daher kam mir die Einführung eines neuen ERP-Systems bei NIC im letzten Jahr gerade recht“, erzählt Nicole H., die sich inzwischen neben ihren vielen anderen Aufgaben zum hauseigenen SAP-Profi gemausert hat. „Die abteilungsübergreifende, digitale Vernetzung von Business-Prozessen wie Buchhaltung, Bestandsführung, Beschaffung und Berichtswesen ist genau mein Ding – hier kann ich meinen für eine Büromanagerin unabdingbaren Perfektionismus ausleben. Außerdem kleide ich mich gerne repräsentativ“, verrät sie mit einem Augenzwinkern. „Auch ein Grund, warum ich mich damals letztendlich für eine Ausbildung zur Bürokauffrau entschieden habe.“

„Sekretariat, Büromanagement, BackOffice – heute gibt es viele Bezeichnungen für diese unverzichtbare Funktion im Unternehmen“, vervollständigt Teamleiterin Kerstin H. die Aussagen ihrer durchgängig weiblichen Mannschaft. „In allen Branchen und in Betrieben jeder Größe zu finden, ist das Berufsbild der Büromanagerin/des Büromanagers heute stark im Wandel begriffen und eröffnet fast schon ungeahnte Möglichkeiten am Markt. Trotzdem schlägt bisher noch eher selten ein männlicher Interessent diesen Weg ein. Ob es wohl auch daran liegt, dass Bürokaufleute nach wie vor häufig unterschätzt werden? Entgegen dem klassischen Rollenverständnis präsentieren sich moderne Büromanagerinnen heute als taffe Powerfrauen à la Der Teufel trägt Prada. Und das kann ich von meinen Mädels aus dem NIC-BackOffice nur bestätigen.“

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