Office 365-Backup: Doppelt gesichert hält besser

IT-Security – Schier grenzenlose App-Möglichkeiten und dabei einfach, bequem und kosteneffizient: Mit Office 365 bietet Microsoft Unternehmen einen mehr als umfangreichen, modularen Werkzeugkasten für die Büroorganisation – keine Frage. Daher scheint es auch nicht verwunderlich, dass die Nutzung dieser cloudbasierten Abo-Dienste – einer Gartner-Studie vom Januar 2018 zufolge – in den letzten drei Jahren kontinuierlich gestiegen ist. Was dabei jedoch viel zu wenig thematisiert wird – obwohl zu den Dauerbrennern in Sachen IT-Security zählend – ist die Frage nach einem wirkungsvollen Backup. Zwar stellt Microsoft seinen Office 365-Kunden eine standardmäßige Datensicherung bereit. Doch wie diese im Detail aussieht und dass in vielen Fällen darüber hinaus ein größerer Funktionsumfang benötigt wird, ist den wenigsten bewusst. Von Kerstin Albrecht-Aigner

Rundum sorglos mit Office 365 für Unternehmen? – Fast. Denn Microsoft bietet mit seinen Büro-Tools zwar leistungsstarke Online-Services, doch ein wirklich umfassendes und vor allem unternehmenstaugliches Backup gehört nicht dazu. Standardmäßig sicher stellt der Provider in der Cloud lediglich hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit durch redundante Datenhaltung, Papierkörbe in Exchange und SharePoint, Versionierung bei Dateien und die Wiederherstellung von SiteCollections am Ursprungsort; diese kann unter Umständen jedoch Tage in Anspruch nehmen. Für den Schutz der Daten etwa vor Anwenderfehlern oder gar vor Angriffen von außen und damit letztendlich für eine effiziente IT-Security-Strategie bleibt jedes Unternehmen aber weiterhin selbst verantwortlich.

Datenverlust ist keine Seltenheit
Tatsächlich belegen Auswertungen angesagter Experten, dass Datenverlust in Unternehmen quasi an der Tagesordnung stehen: In den überwiegenden Fällen liegen dem Benutzermanipulationen zugrunde, beispielsweise durch versehentliches oder gar durch vorsätzliches Löschen von Dateien. Ebenso zu Buche schlagen Datenverlust durch Ransomware, dicht gefolgt von Verlusten durch Synchronisationsprobleme oder durch schädliche Handlungen eines Administrators. Eine zusätzliche Backup-Lösung für Office 365 ist also essenziell, da die Papierkörbe und Versionsverläufe hier keiner echten Datensicherung entsprechen. Außerdem ist es mit den Disaster-Recovery-Tools von Office 365 nicht immer möglich, beschädigte oder gelöschte Dateien zeitpunktgenau wiederherzustellen.

So funktioniert der Schutz von Office 365-Daten
Da helfen nur Backup-Lösungen von Drittanbietern. Aber wie das passende Tool finden bei der Angebotsvielfalt…? – Förderlich bei der Suche ist es, in einem ersten Schritt zu konkretisieren, für welche Anwendungen und für wie viele User Backups erstellt werden sollen. Gleichermaßen bedeutend ist hier die Frage nach dem Speicherort wie auch, bis zu welchem Zeitpunkt der Vergangenheit die Backups wiederherzustellen sind. Nicht zuletzt spielen ein benötigtes Monitoring und die Betriebsdauer der Lösung eine Rolle bei der Produktauswahl. Beispielsweise schützt bei einem „Cloud-to-OnPrem“-Backup die Office 365-Daten eine zusätzliche Software, die lokal zu installieren, zu konfigurieren, zu warten und zu überwachen ist. Eine Alternative hierzu stellt die „Cloud-to-Cloud“-Variante dar, bei der die Daten automatisch und regelmäßig in einer weiteren Cloud gesichert werden. Hierbei ist keine lokale Infrastruktur notwendig.

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